Sie verwenden ein uraltes Druckverfahren, aber in fast jedem Büro zu finden: Stempel. Sie erleichtern auch im Digitalen Zeitalter den Alltag – und lassen sich leichter denn je beschaffen.
Das Hochdruckverfahren ist eines der ältesten überhaupt: Dabei werden die erhabenen Teile einer Druckplatte eingefärbt und dann auf das Papier gepresst. Schon lange bevor der Druck mit beweglichen Lettern erfunden wurden, funktionierte die Vervielfältigung von Texten und Illustrationen auf diese Weise: Im sogenannten Blockdruck wurde jede einzelne Seite in einen Holzblock „geschnitzt“ (d. h. alle nichtdruckenden Teile vertieft), man erzeugte also eine Art Riesenstempel für eine ganze Seite.
Und damit sind wir beim Thema: Die meisten Bürostempel funktionieren heute noch immer nach dem gleichen Prinzip. Nur sind sie natürlich weit kleiner als eine Buchseite, die Druckplatte ist aus Gummi, und das druckende Relief brennt meist ein Laser in die Platte – die nichtdruckenden Stellen werden quasi aus dem Gummi herausgebrannt, übrig bleibt das erhabene Druckbild:
Dank dieser modernen Lasertechnik lassen sich heute auch ziemlich feine Texte und Logos oder sogar (grob) gerasterte Bilder mit einem Stempel abbilden.
Handstempel mit Holzgriff, für die man ein separates Stempelkissen braucht, gibt es auch noch immer, beliebter sind aber kleine Stempelautomaten, wie z. B. die Geräte von Trodat. Sie gibt es in unzähligen Ausführungen und Größen – vom Printy aus Kunststoff mit 13 x 6 mm Abdruckfläche bis zum Professional aus Metall mit 85 x 55 mm, letzeren sogar mehrfarbig.
Fragt sich nur, wann braucht man heute eigentlich noch einen Stempel? Öfter als man denkt:
Stempel sparen Zeit
Stempel sind nicht nur die schnellste und billigste Art, Absenderadressen auf Briefen und Paketen anzubringen. Sie sparen auch jede Menge Zeit beim Ausfüllen von Formularen und Kennzeichnen von Gedrucktem – z. B. von Büchern, die Sie an Freunde verleihen bzw. in der Firma weitergeben, oder von Herstellerprospekten, die Sie an Kunden verteilen. In vielen Ämtern und vielen Firmen werden auch Namen unter Unterschriften gestempelt, da letztere meistens nicht lesbar sind.
Stempel stehen für Echtheit
Schließlich stehen Stempel für Echtheit. Natürlich können auch Stempel gefälscht werden, aber das ist wesentlich aufwändiger als z. B. das Nachmachen einer Unterschrift. Denn für die Herstellung eines guten Gummistempels braucht man professionelles Equipment, dessen Anschaffung sich – zumindest für kleine Betrügereien – nicht lohnt. Wer Stempel aber Stempel beim Profi machen lasst, hinterlässt Spuren. Ein Firmenstempelabdruck ist daher kein ganz sicherer, aber in der Praxis doch ein relevanter Hinweis darauf, dass ein Dokument auch tatsächlich vom entsprechenden Unternehmen kommt. In zahlreichen Formularen im Geschäftsleben ist der Stempel daher standardmäßig vorgesehen. Firmenstempel sind also eine gute Idee, um Seriosität zu vermitteln, auch wenn deren Verwendung gesetzlich nirgends vorgeschrieben ist. Nicht zuletzt vertrauen auch öffentliche Stellen und Notare nach wie vor auf den Stempel, wenn sie Foruulare entgegennehmen, aber auch selbst Bestätigungen ausstellen und Dokumente unterzeichnen.
Stempel schaffen Ordnung
Ebenfalls zum Standardinventar von Unternehmen und Organisationen gehört der Datumssstempel – er bedruckt z. B. jedes einlangende Sendungen mit dem aktuellen Datum. Das kann z. B. bei Rechnungen sehr sinnvoll sein, um Zahl- und Skontodaten einzuhalten, ebenso bei Bestellungen, Kündigungen, Reklamationen, Produktrücksendungen und vielen anderen Geschäftsfällen, bei denen Fristen eine Rolle spielen. Denn oft ist eben nicht das Versand- sondern das Empfangsdatum. Datumsstempel gibt es als Standardprodukte, z. B. mit fixen oder über ein Band einstellbaren Texten wie “Eingegangen am”, “Gebucht am”, “Bezahlt am” usw. Sie können aber auch selbst gestaltet werden, z. B. mit einem kleinen Logo oder frei definierbarem Text – nur das Datumsfeld in der Mitte ist fix. Das Datum muss täglich eingestellt werden – manuell, mit sogenannten Stempelbändern.mFür Ordnung sorgen aber auch einfache Stempel ohne Datum wie “Bezahlt”, “Kopie”, “Erledigt”, die es von der Stange im Bürohandel zu kaufen gibt.
Seltener in Gebrauch sind Numerierungstempel: Sie gibt es ebenfalls mit manuell verstellbaren Bändern – d. h. jede Nummer muss händisch eingestellt werden – aber auch mit Automatik: Bei jedem Stempelabdruck (oder auch bei jedem zweiten, dritten, vierten etc.) wird die gestempelte Zahl um eins erhöht. Das kann z. B. praktisch sein, wenn Dokumente vor dem Einscannen mit einer Seriennummer gekennzeichnet werden sollen, oder zum Numerieren von Belegen in der Buchhaltung.
Apropos Buchhaltung: Hier kommen oft großflächige Stempelungetüme zum Einsatz, in die man alle möglichen Vermerke wie Konten, Kostenstellen, Freigaben, Buchungsdaten und vieles mehr übersichtlich eintragen kann:
Stempel ersetzen die Briefmarke
Ein einfacher Stempel kann in Österreich und der Schweiz sogar die Briefmarke oder eine Frankiermaschine ersetzen. Wer mehrere Briefe auf einmal versendet, kann diese mit einem nach Postvorgaben gestalteten Stempel bedrucken, am Schalter abgeben und bar bezahlen bzw. das Porto von seinem Postkundenkonto abbuchen lassen.
In Österreich funktioniert das ab 20 Briefen pro Versandvorgang, die Vorgaben für den Stempel finden Sie hier.
In der Schweiz beträgt die Mindestmenge für die sogennante P.P.-Frankatur 50 Sendungen. Infos zur Gestaltung gibt’s hier.
Stempel schaffen Aufmerksamkeit
Obwohl es einfach wäre, besondere Hinweise auf Rechnungen und Mahnungen gleich mitzudrucken, greifen viele Unternehmen noch immer gerne zum Stenpel, um besondere Aufmerksamkeit zu erlangen: Ein schreiend rot aufgestempeltes “Letze Mahnung vor Klage” oder ein farbiger Hinweis auf eine Konto- bzw. Adressänderung erregt einfach mehr Aufmerksamkeit als eine sauber gedruckte Zeile auf einem Formular. Gleiches gilt für Hinweise auf Sonderangebote und Preisreduktionen.
… und Stempel drucken auch Visitenkarten
Last but not least sind Stempel auch ein innovatives Werkzeug, um originelle Visitenkarten selbst zu drucken. Auf Pinterest sind zahlreiche Ideen dazu zu sehen. Sie vermitteln einen sehr persönlichen Eindruck, ist doch jeder Stempelabdruck ist ein Unikat.
Für einen Stempel, der eine Visitenkarten im Format 85 x 54 mm einigermaßen ausfüllt, empfehlen sich beispielsweise die Modelle Trodat Printy 4926 (75 x 38 mm) oder Trodat Professional 5208 (68 x 47 mm).
prinux hat einige gängige Stempelautomaten im Standardsortiment, macht Ihnen aber auch gerne ein Angebot für andere Modelle – vom einfachen Handstempel bis zum aufwändigen Automaten mit mehrfarbigem Abdruck. Senden Sie Ihre Anfrage einfach an info@prinux.com